Vanwege het oprukkende coronavirus nemen steeds meer bedrijven voorzorgsmaatregelen om het risico op besmetting van werknemers te beperken. Een voor de hand liggende maatregel is om mensen zo veel mogelijk thuis te laten werken om onderling contact op de werkvloer te vermijden.

Dankzij het werken in de cloud via Office 365 kan iedereen al eenvoudig ook thuis toegang krijgen tot zijn e-mail en documenten. Dankzij Microsoft Teams is het ook zeer eenvoudig om in groepsverband te vergaderen via videoconferencing. Alles wat je nodig hebt is een computer voorzien van een webcam, die in vrijwel iedere laptop al aanwezig is. Gebruikers van desktop computers kunnen een losse webcam aanschaffen en deze eenvoudig via usb aansluiten op hun computer.

Microsoft Teams is inbegrepen bij alle zakelijke Office 365 abonnementen, maar ook als u geen gebruik maakt van Office 365 is Teams gratis beschikbaar via https://teams.microsoft.com/start.

Vanuit Microsoft Teams is het kinderlijk eenvoudig om een videovergadering in te plannen en alle gewenste deelnemers uit te nodigen. Via een link in de agenda-uitnodiging die alle deelnemers ontvangen kan men eenvoudig toegang verkrijgen tot de vergadering.

Onderstaand geven wij u nog een aantal tips mee om de vergadering optimaal te laten verlopen:

Bevindt u zich in een ruimte met meerdere personen, gebruik dan een koptelefoon
Om te voorkomen dat andere mensen in dezelfde ruimte met het gesprek meeluisteren, en om u beter te concentreren op het gesprek dat u voert via Teams, is het aan te bevelen om een koptelefoon te gebruiken. U kunt hiervoor bijv. de koptelefoon van uw smartphone aansluiten op de koptelefoonaansluiting van uw laptop of desktop pc. De koptelefoon hoeft niet voorzien te zijn van een microfoon, daarvoor kunt u gewoon de microfoon van uw laptop of webcam gebruiken.

Test de geluidinstellingen voordat de vergadering begint
Via het instellingen-scherm van Teams kunt u onder het kopje “Apparaten” testen of de speaker en de microfoon correct ingesteld zijn. Zo nodig kunt u hier de instellingen aanpassen om ervoor te zorgen dat het geluid via het juiste kanaal (bijv. laptopspeakers of koptelefoon) weergegeven wordt. Dit voorkomt geklungel als de vergadering al begonnen is.

Ga niet met uw rug naar het raam zitten
Veel webcams hebben moeite met het felle (zon)licht dat van een raam afkomstig is. Het beeld wordt dan automatisch donkerder afgesteld, waardoor uzelf ook slecht zichtbaar bent. Kunt niet op een betere plek zitten, kijk dan of u de zonwering bij kunt stellen om het licht van buitenaf te verminderen.

Gebruik een kwalitatief goede webcam (desktop pc’s)
Bij gebruik van een laptop bent u uiteraard gebonden aan de ingebouwde webcam, deze is niet te vervangen. Voor een desktop pc kunt u uiteraard wel zelf kiezen welk model webcam u gebruikt. Wij adviseren u te kiezen voor een kwalitatief goede webcam die een goed beeld geeft, ook bij minder licht, en voorzien is van een kwalitatief superieure microfoon. Dit komt de gesprekskwaliteit sterk ten goede. Heeft u advies nodig bij de aanschaf van een webcam voor uw desktop computer, neem dan contact met ons op.

Zorg voor een stabiele en snelle internetverbinding
Vrijwel iedere breedbandverbinding (adsl/kabel/glasvezel) is geschikt voor het gebruik van videoconferencing in Teams. Bent u via wifi verbonden, check dan dat uw draadloze verbinding snel genoeg is voordat u aan het Teams gesprek begint. Met name op openbare wifi-netwerken (café’s, hotels, luchthavens, etc.) kan de verbinding soms traag zijn waardoor het videogesprek moeizaam verloopt. Op kantoor kunt u eventueel bij uw systeembeheerder informeren of het bedrijfsnetwerk geschikt is om zonder problemen videogesprekken te voeren via Teams.

Thuiswerken vanwege het coronavirus? Onze tips om te vergaderen via Teams!

Je zou ook interesse kunnen hebben in