Wist je dat het ook heel makkelijk is om externe gasten die niet deelmaken van je organisatie of bedrijf uit te nodigen voor een video- of audiogesprek in Microsoft Teams?
Voor de gasten die je uitnodigt geldt:
Ze hoeven geen enkel Microsoft Account (Office 365 / Teams / Hotmail of Outlook.com) al te hebben of te registreren. Een willekeurig e-mailadres is voldoende.
Ze hoeven niet de Microsoft Teams app te downloaden op hun computer. Iedereen kan Teams direct via de web app in de webbrowser (Edge of Chrome) gebruiken.
Onderstaande korte video laat je zien hoe makkelijk het is om externe gasten uit te nodigen voor een meeting in Teams:
Microsoft Teams is de ideale tool om met een groep mensen, dat kunnen collega’s zijn maar ook externe gasten, online te vergaderen via een video- en/of audioverbinding. Dankzij de eenvoudige planningstool kan een vergadering in de agenda gezet worden en alle deelnemers uitgenodigd worden.
De personen die deelnemen aan de vergadering kunnen drie verschillende rollen hebben: organisator (beheer), presentator en genodigde. Afhankelijk van de rol hebben mensen meer of minder mogelijkheden tijdens de meeting. Zo kan een presentator de controle overnemen van een presentatie die bijv. in PowerPoint gegeven wordt, terwijl een genodigde die mogelijkheid niet heeft.
Op deze pagina staat uitgelegd hoe de rollen werken en welke mogelijkheden iedere rol heeft. Maak je veel gebruik van groepsvergaderingen in Microsoft Teams, dan is het zeker de moeite waard om dit even door te nemen zodat je optimaal hiervan gebruik kan maken.
Affinity heeft momenteel een aanbieding lopen voor haar drie grafische programma’s: Photo, Designer en Publisher. De drie programma’s zijn voor de helft van de normale prijs verkrijgbaar, slechts €27.50 per programma!
De drie programma’s van Affinity zijn goede en zeer betaalbare alternatieven voor Adobe Photoshop, Illustrator en InDesign die slechts in abonnementsvorm verkrijgbaar zijn tegen forse maandelijkse prijzen. De programma’s van Affinity hebben slechts een eenmalig aankoopbedrag en zijn ook verkrijgbaar via de Microsoft Store in Windows 10. Dat heeft niet alleen een zeer eenvoudige installatie als voordeel, maar teven mag iedere gebruiker de programma’s op maximaal 10 computers installeren (onder zijn eigen Microsoft Account).
Affinity heeft tevens de trial-periode verlengt van 30 dagen naar 90 dagen, waardoor je ruimschoots de tijd hebt om de programma’s uitgebreid ui te proberen voordat je ze aanschaft.
Vanwege het oprukkende coronavirus nemen steeds meer bedrijven voorzorgsmaatregelen om het risico op besmetting van werknemers te beperken. Een voor de hand liggende maatregel is om mensen zo veel mogelijk thuis te laten werken om onderling contact op de werkvloer te vermijden.
Dankzij het werken in de cloud via Office 365 kan iedereen al eenvoudig ook thuis toegang krijgen tot zijn e-mail en documenten. Dankzij Microsoft Teams is het ook zeer eenvoudig om in groepsverband te vergaderen via videoconferencing. Alles wat je nodig hebt is een computer voorzien van een webcam, die in vrijwel iedere laptop al aanwezig is. Gebruikers van desktop computers kunnen een losse webcam aanschaffen en deze eenvoudig via usb aansluiten op hun computer.
Microsoft Teams is inbegrepen bij alle zakelijke Office 365 abonnementen, maar ook als u geen gebruik maakt van Office 365 is Teams gratis beschikbaar via https://teams.microsoft.com/start.
Vanuit Microsoft Teams is het kinderlijk eenvoudig om een videovergadering in te plannen en alle gewenste deelnemers uit te nodigen. Via een link in de agenda-uitnodiging die alle deelnemers ontvangen kan men eenvoudig toegang verkrijgen tot de vergadering.
Onderstaand geven wij u nog een aantal tips mee om de vergadering optimaal te laten verlopen:
Bevindt u zich in een ruimte met meerdere personen, gebruik dan een koptelefoon
Om te voorkomen dat andere mensen in dezelfde ruimte met het gesprek meeluisteren, en om u beter te concentreren op het gesprek dat u voert via Teams, is het aan te bevelen om een koptelefoon te gebruiken. U kunt hiervoor bijv. de koptelefoon van uw smartphone aansluiten op de koptelefoonaansluiting van uw laptop of desktop pc. De koptelefoon hoeft niet voorzien te zijn van een microfoon, daarvoor kunt u gewoon de microfoon van uw laptop of webcam gebruiken.
Test de geluidinstellingen voordat de vergadering begint
Via het instellingen-scherm van Teams kunt u onder het kopje “Apparaten” testen of de speaker en de microfoon correct ingesteld zijn. Zo nodig kunt u hier de instellingen aanpassen om ervoor te zorgen dat het geluid via het juiste kanaal (bijv. laptopspeakers of koptelefoon) weergegeven wordt. Dit voorkomt geklungel als de vergadering al begonnen is.
Ga niet met uw rug naar het raam zitten
Veel webcams hebben moeite met het felle (zon)licht dat van een raam afkomstig is. Het beeld wordt dan automatisch donkerder afgesteld, waardoor uzelf ook slecht zichtbaar bent. Kunt niet op een betere plek zitten, kijk dan of u de zonwering bij kunt stellen om het licht van buitenaf te verminderen.
Gebruik een kwalitatief goede webcam (desktop pc’s) Bij gebruik van een laptop bent u uiteraard gebonden aan de ingebouwde webcam, deze is niet te vervangen. Voor een desktop pc kunt u uiteraard wel zelf kiezen welk model webcam u gebruikt. Wij adviseren u te kiezen voor een kwalitatief goede webcam die een goed beeld geeft, ook bij minder licht, en voorzien is van een kwalitatief superieure microfoon. Dit komt de gesprekskwaliteit sterk ten goede. Heeft u advies nodig bij de aanschaf van een webcam voor uw desktop computer, neem dan contact met ons op.
Zorg voor een stabiele en snelle internetverbinding
Vrijwel iedere breedbandverbinding (adsl/kabel/glasvezel) is geschikt voor het gebruik van videoconferencing in Teams. Bent u via wifi verbonden, check dan dat uw draadloze verbinding snel genoeg is voordat u aan het Teams gesprek begint. Met name op openbare wifi-netwerken (café’s, hotels, luchthavens, etc.) kan de verbinding soms traag zijn waardoor het videogesprek moeizaam verloopt. Op kantoor kunt u eventueel bij uw systeembeheerder informeren of het bedrijfsnetwerk geschikt is om zonder problemen videogesprekken te voeren via Teams.
Microsoft Outlook, het programma binnen het Office 365 pakket voor het lezen van je mail en beheren van je o.a. agenda en contactpersonen, krijgt binnenkort een nieuwe functie die het mogelijk maakt om e-mail berichten te delen met een team of contactpersoon in Microsoft Teams.
In Outlook zal een “Share to Teams” button verschijnen waarmee je eenvoudig een e-mail kan delen met je teamleden in Teams, waarbij de hele mailconversatie incl. bijlages gedeeld wordt in Teams.
Deze nieuwe functie zal de komende weken uitgerold worden naar alle gebruikers.
Deze week hebben wij de laatste relatie in ons klantbestand die nog gebruik maakte van een lokale on-premise Exchange mailserver gemigreerd naar de cloud van Office 365. De firma EDU Financial Accounting (www.edufa.nl) in Den Haag maakte al vele jaren gebruik van een DELL / Microsoft Small Business Server voorzien van Exchange 2010.
Met het einde van de officiële supportperiode in zicht (oktober 2020) voor Exchange 2010 en gelet op de leeftijd van de server, hebben wij de mailserver gemigreerd naar Exchange Online dat onderdeel uitmaakt van het Office 365 Business pakket. Tevens worden komende week ook alle documenten die op de server opgeslagen zijn overgezet naar SharePoint en OneDrive.
Hiermee is ook de laatste relatie in ons bestand van bedrijven waar wij het IT-beheer voor verzorgen volledig overgestapt op de clouddiensten van Office 365, met alle voordelen die het gebruik van de Microsoft cloud met zich meebrengt.
Wij wensen EDU Financial Accounting veel succes met het werken in de cloud!
Een nieuwe preview-versie van Windows 10, voor gebruikers die deelnemen aan het Windows Insiders programma, die vandaag is uitgekomen bevat een hele serie nieuwe icoontjes voor diverse apps die standaard in Windows 10 aanwezig zijn.
De nieuwe icoontjes zien er kleuriger uit, een trend die eerder is ingezet door met de icoontjes van de diverse Office apps als Word, Excel en PowerPoint. Waar sommige icoontjes tot nu toe simpel weg wit of zwart zijn, zoals de die van de mail en agenda app, zijn de nieuwe versie ingekleurd en bovendien voorzien van diepte- en schaduweffecten.
Dit nieuwe design maakt deel uit van de Fluent Design richtlijnen die Microsoft voor al zijn gebruiksinterfaces en programma’s gaat hanteren. Dit design zal ook in vergaande vorm terugkomen in het nieuwe Windows 10X dat later dit jaar zal uitkomen op o.a. de nieuwe Surface Neo en Surface Duo apparaten.
Microsoft heeft aangekondigd dat het real-time co-authoring, oftewel het tegelijkertijd samenwerken in hetzelfde document, gaat toevoegen aan de online versie van Visio. Deze mogelijkheid bestaat natuurlijk al veel langer voor Word, Excel en PowerPoint maar wordt de komende tijd dus ook uitgerold naar Visio.
Om samen aan een document te werken kunnen gebruikers iemand anders uitnodigen via e-mail of chat. Tevens is Visio Online ook via integratie in Microsoft Teams te gebruiken.
Om de online versie van Visio te gebruiken kunnen Office 365 gebruikers een aanvullend abonnement afsluiten op het Visio 1 of Visio 2 abonnement, verkrijgbaar vanaf € 4,20 per maand.
Microsoft heeft deze week het beveiligingsprogramma Windows Defender, dat standaard in Windows 10 aanwezig is, uitgebreid met bescherming tegen ongewenste cryptominers. Dit zijn verborgen programma’s die, zonder medeweten van de eigenaar van de computer, op de computer worden geïnstalleerd door hackers om cryptomunten (zoals bijv. Bitcoins of Ethereum) aan te maken. Dit is een proces dat veel rekenkracht vereist, waardoor de computer trager gaat lopen en ook de batterij extra wordt belast.
Het is uiteraard zeer ongewenst dat dit soort programma’s op de achtergrond staan te draaien zonder dat je daar als gebruiker van de computer weet van hebt.
Als je zelf willens en wetens een dergelijk cryptomining-programma op je computer installeert dan zal Windows Defender dit in eerste instantie blokkeren. Je krijgt wel de mogelijkheid om de blokkering op te heffen als je zeker weet dat je een dergelijk programma wilt gebruiken op je computer.
Windows Defender is volledig gratis beschikbaar op alle Windows 10 computers en biedt een prima bescherming tegen diverse soorten virussen.
Microsoft heeft vanaf deze maand een wijziging doorgevoerd in het activatieproces van de MS Office programma’s die gebruikers van een Office 365 Premium abonnement op hun computer mogen installeren.
Tot op heden was het mogelijk dat een gebruiker met een Office 365 Premium abonnement de programma’s op de computer installeerde en de activatie uitvoerde, waarna vervolgens andere gebruikers op dezelfde computer ook ervan gebruik konden maken onder hun eigen account, ook al waren zij zelf niet in het bezit van een Office 365 Premium licentie. Vanaf deze maand zal voor iedere gebruiker die inlogt op de computer gecontroleerd worden of deze gebruiker een geldige licentie bezit om gebruik te mogen maken van de MS Office programma’s.
Gebruikers die dus bijv. een Office 365 Essentials licentie hebben, kunnen dus geen gebruik meer maken van Word, Excel, Powerpoint of Outlook die door iemand anders op de computer zijn geïnstalleerd. Uiteraard kunnen ze nog wel gebruik maken van de online versies die via de Office 365 portal te gebruiken zijn.
De wijziging in de activatiecontrole van de Office programma’s zal de komende maanden naar alle Office 365 gebruikers uitgerold worden.
Heeft u vragen of de diverse Office 365 abonnementsvormen? Neem contact met ons op!
Beheer toestemming
Om de beste ervaringen te bieden, gebruiken wij technologieën zoals cookies om informatie over je apparaat op te slaan en/of te raadplegen. Door in te stemmen met deze technologieën kunnen wij gegevens zoals surfgedrag of unieke ID's op deze site verwerken. Als je geen toestemming geeft of uw toestemming intrekt, kan dit een nadelige invloed hebben op bepaalde functies en mogelijkheden.
Functioneel
Altijd actief
De technische opslag of toegang is strikt noodzakelijk voor het legitieme doel het gebruik mogelijk te maken van een specifieke dienst waarom de abonnee of gebruiker uitdrukkelijk heeft gevraagd, of met als enig doel de uitvoering van de transmissie van een communicatie over een elektronisch communicatienetwerk.
Voorkeuren
De technische opslag of toegang is noodzakelijk voor het legitieme doel voorkeuren op te slaan die niet door de abonnee of gebruiker zijn aangevraagd.
Statistieken
De technische opslag of toegang die uitsluitend voor statistische doeleinden wordt gebruikt.De technische opslag of toegang die uitsluitend wordt gebruikt voor anonieme statistische doeleinden. Zonder dagvaarding, vrijwillige naleving door je Internet Service Provider, of aanvullende gegevens van een derde partij, kan informatie die alleen voor dit doel wordt opgeslagen of opgehaald gewoonlijk niet worden gebruikt om je te identificeren.
Marketing
De technische opslag of toegang is nodig om gebruikersprofielen op te stellen voor het verzenden van reclame, of om de gebruiker op een site of over verschillende sites te volgen voor soortgelijke marketingdoeleinden.